Nello svolgimento della funzione R. P. possiamo avere quattro casi: 
1) l'Istituzione non svolge attività di R. P.; in tal caso non ha ovviamente strutture organizzative di R .P.; 
2) l'Istituzione svolge la funzione dì R. P. ma in modo strutturalmente indifferenziato, senza avere specifiche strutture organizzative; in tal caso la funzione viene svolta: 

a) dai soli organi al vertice dell'impresa; 
b) o / e da tutto l'apparato organizzativo dell'Istituzione; 
c) o / e da parte dell'apparato stesso. 

3) l'Istituzione svolge la funzione di R. P. ed ha al riguardo varie strutture organizzative a seconda dei vari aspetti e delle varie tecniche; in tal caso la funzione R. P. è ripartita tra vari uffici fra i quali l'ufficio R. P. occupa una posizione variabile. 

4) l'Istituzione svolge la funzione di R. P. ed ha una sola struttura organizzativa al riguardo: in tal caso l'attività dell'ufficio R. P. e la funzione R. P. coincidono. 

Generalmente la funzione R.P., sia nel caso di strutture organizzate sia nel caso di strutture non coordinate, viene svolta dai seguenti uffici: 

a) Ufficio Relazioni Pubbliche propriamente detto (vedi più oltre) 
b) Ufficio Stampa: 

- talvolta è tenuto separato dell'Ufficio R. P. più spesso è unito col nome dì "Ufficio stampa e Relazioni pubbliche 
- si occupa di solito dell'informazione all'esterno e in parte della divulgazione delle informazioni all'interno (redazione della rassegna stampa); qualche volta partecipa alle decisioni all'interno con funzione di "rappresentare le reazioni esterne". 

Raramente si occupa di formazione dell'immagine ad es. con una apposita campagna stampa. 

c) Ufficio rapporti con i pubblici poteri 

- solitamente chiamato "ufficio rapporti con le Istituzioni" o "ufficio rapporti esterni" è di norma separato dall'Ufficio relazioni pubbliche;
Mantiene i rapporti con la Pubblica Amministrazione in generale, il Governo, il Parlamento, gli Enti pubblici; 
- partecipa alle decisioni che interessano l'impresa all'esterno, e talvolta alle decisioni all'interno; in modo limitato, cioè presso pubblici specifici, si occupa anche di formazione dell'immagine; 

d) Ufficio Documentazione e Studi 

- può essere unico o frazionato in più settori per tipi di problemi: ufficio studi economici, ufficio studi giuridici ecc.
- a questo ufficio è affidata la redazione della relazione annuale di bilancio, fornisce all'alta direzione dati e documenti in occasione della conferenza stampa o di altri eventi speciali;
- è strumento indispensabile per l'organo cui è affidata la partecipazione delle decisioni all'esterno. 

e) Ufficio sondaggi di opinione 

Nel caso in cui le dimensioni dell'Istituzione lo giustifichino sul piano economico, svolge la funzione di raccolta ed elaborazione dei dati (informazioni) dall'esterno all'interno; nella maggior parte dei casi l'Istituzione svolge la funzione di informazione predetta attraverso agenzie specializzate in Italia ad es. Doxa, Gallup ecc. 

Le ragioni che presiedono al frazionamento della funzione R. P. tra vari organi sono: 

a) storiche 
i vari aspetti di R. P. sono nati separatamente nell'impresa, in epoche diverse, curati da uffici diversi; la concentrazione in un unico ufficio non costituisce un dato di origine ma una meta possibile; 

b) tecniche 
Distinzione ufficio R. P. /ufficio Stampa: usano due tecniche diverse; il primo usa la tecnica degli eventi speciali e delle azioni programmate, l'ufficio stampa la tecnica dei comunicati stampa e dei contatti con i giornalisti. 

La distinzione tra questi uffici risponde alla esigenza di tener conto delle reazioni negative che taluni pubblici possono avere nei confronti della funzione R. P. Così, per esempio spesso i giornalisti confondono le R. P. con la pubblicità o quanto meno considerano l'attività R.. P. come poco seria. 

Distinzione ufficio R. P. / ufficio rapporti pubblici poteri: il primo ha pubblico largo e obbiettivi a lunga scadenza, il secondo obbiettivi, ben precisi e immediati. I pubblici poteri sono inclini a preferire che i rapporti con essi siano considerati un fatto riservato lontano dai rapporti di R. P. 

La concentrazione di tutti gli aspetti della funzione di R. P. in un unico ufficio creerebbe all'interno dell'impresa un ufficio con posizione molto forte che sarebbe in grado dì sindacare l'attività di tutti gli altri uffici; è naturale che questo incontri resistenza e rivalità all'interno dell'Istituzione. 

Dobbiamo riparlare dell'Ufficio relazioni pubbliche in senso stretto. La sua competenza è essenzialmente tecnica di coordinamento e di supporto degli altri uffici che esplicano attività di R. P.; ed è individuata da particolari tecniche quali gli eventi speciali: inaugurazioni di impianti, apertura di nuove sedi, omaggi di fine d'anno, visite agli impianti, partecipazioni ad iniziative sociali o culturali, corsi di addestramento del personale per il miglioramento del servizio, organizzazione di convegni, congressi, tavole rotonde, organizzazioni di premi, concorsi nelle scuole, partecipazione a discussioni pubbliche, pubblicazioni, e anche talvolta pranzi e ricevimenti. L'ufficio può avere anche competenza per la formazione dell'immagine. In alcuni casi può avere maggiori attribuzioni e quindi partecipare sia alle decisioni relative ai problemi generali sia alle decisioni interne.

EDIZIONI ISTITUTO DI PUBBLICISMO

Theorèin - Settembre 2004